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 El pasado 7 de octubre se celebró la 20ª Junta General Ordinaria de Accionistas y las actas de la misma ya están disponibles en esta página web. Haga clic en "Más" y seleccione Actas de la Junta General Ordinaria de Accionistas para ver las versiones en español e inglés. También hay un informe financiero modificado en "Cuentas". 

The 20th Annual General Meeting was held on the 7th October and the Minutes of the meeting are now available on this website. Click on "More" and select  AGM minutes for versions in Spanish and English. There is also an amended financial report in "Accounts"

Annual General Meeting  Monday 9th October 2023
In the room of the Restaurant “Tu Punto de Encuentro Asador” at 8:00 p.m. on October 9, 2023, duly convened, the members of the EUC "El Olivar de Buenvista"  meet on second call under the presidency of Mr. Calland, in order to hold an Ordinary General Meeting in accordance with the following.
Agenda
1. Welcome to the Alcaldesa
2. Approval of the Minutes of the previous Assembly held on October 10, 2022
a. Questions
b. Submission to Assembly for Approval
3. The Presidents Report
a. Questions
b. Submission to Assembly for Approval
4. Presentation of the Accounts for the period since the last Annual General Meeting
a. Confirmation of Probity
b. Submission to Assembly for Approval
5. Explanation of the budget for the year 2023 – 2024
a. Questions
b. Submission to Assembly for Approval
6. Reinstatement of Committee and election of a new member
7. Any Other Business
8. Date of the next Annual General Meeting

Asamblea General Anual
lunes 9 de octubre de 2023
En el salón del Restaurante “Tu Punto de Encuentro Asador” cuando sean las 8:00 p.m. con fecha 9 de octubre de 2023, debidamente convocados, los integrantes de la Entidad de Conservación Urbana El Olivar de Buenvista se reúnen en segunda convocatoria bajo la presidencia del señor Calland, con el fin de celebrar una Asamblea General Ordinaria de conformidad con lo siguiente.
Agenda
1. Bienvenido a La Alcaldesa
2. Aprobación del Acta de la Asamblea anterior celebrada el 10 de octubre de 2022
a. Preguntas
b. Presentación a la Asamblea para su aprobación
3. El informe de los presidentes
a. Preguntas
b. Presentación a la Asamblea para su aprobación
4. Presentación de las Cuentas del ejercicio transcurrido desde la última Junta General Anual
a. Confirmación de Probidad
b. Presentación a la Asamblea para su aprobación
5. Explicación del presupuesto para el año 2023 – 2024
a. Preguntas
b. Presentación a la Asamblea para su aprobación
6. Reinstalación del Comité y elección de un nuevo miembro
7. Cualquier otro asunto
8. Fecha de la próxima Asamblea General Anual

Proxy vote - vota para poder

Nomination form para el comité

Actas de la reunion 2022

Cuenta 2023

El informe del Presidente

La próxima Junta General de Accionistas de propietarios es el 10 de octubre y será en el restaurante “Tu punto de encuentro asador”. La primera convocatoria para la reunión será a las 19:30 horas y la segunda convocatoria será a las 20:00 horas. La agenda, el informe financiero y el informe del presidente se enviarán a la dirección de correo electrónico registrada para cada propietario. 

Si no puede asistir, se le pide que haga arreglos para que un vecino o miembro del Comité represente su voto por poder. Todo lo que necesitan es una carta, correo electrónico o mensaje de WhatsApp que diga "Como propietario de Casa __ autorizo ____a ____ a actuar en mi nombre en la AGM de Urbanización 2022"

El siguiente párrafo es de particular importancia para los propietarios de las siguientes casas. Póngase en contacto con el presidente por correo electrónico en admin@olivardebuenavista.es para resolver su problema financiero

Casas 3, 9, 10, 11, 15, 18, 19, 31, 32, 37, 38, 39, 41, 43, 44, 45, 47, 51, 55, 59, 62, 63, 64, 70, 74 , 75, 76, 83

Los puntos del orden del día que requieren votación son mantener la tasa de urbanización en 60 euros anuales pagaderos en enero, y permitir que se sumen las tasas de cobro y gastos de administración a las deudas de los diez deudores restantes. A partir de enero de 2023 cualquier deuda superior a 100€ será remitida a cobro.

También hay un anuncio importante dentro del Informe Financiero sobre las deudas existentes.

Hay 22 casas a crédito con la urbanización, algunas a varios cientos de euros. Solicitamos a estas casas que cancelen sus pedidos permanentes y brinden detalles para que se pueda reembolsar el exceso.

The next Annual General Meeting of homeowners is on the 10th October and will be at the restaurant “Tu punto de encuentro asador”. The first call for the meeting will be at 19:30hrs and second call will be at 20:00hrs. The agenda, financial report and President’s report will be sent to the email address recorded for each home owner. 

If you cannot attend you are asked to arrange for a neighbour or Committee member to represent your proxy vote. All they need is a letter, email or WhatsApp message saying “As owner of Casa __ I authorize ____ to act on my behalf at the 2022 Urbanisation AGM”

The following paragraph is of particular importance to the home owners of the following houses. Please contact the President by email at admin@olivardebuenavista.esto resolve your financial issue

Casas 3, 9, 10, 11, 15, 18, 19, 31, 32, 37, 38, 39, 41, 43, 44, 45, 47, 51, 55, 59, 62, 63, 64, 70, 74, 75, 76, 83

The agenda items requiring a vote are to maintain the urbanisation charge at €60 per year payable in January, and to allow the addition of collection charges and administration fees to be added to the debts of the ten remaining debtors. From January 2023 any debt in excess of €100 will be referred for collection.

There is also an important announcement within the Financial Report concerning existing debts.

There are 22 houses in credit with the urbanisation, some to several hundred euros. We request these houses cancel their standing orders and provide details so the excess can be refunded.

Durante las últimas semanas he recibido quejas sobre perros en la urbanización. Quejas de ladridos nocturnos, quejas de que corren libres y asustan a la gente y también quejas de excrementos de perros tirados en la calle. Este no es un asunto del comité de gestión, pero todos estos asuntos son competencia de la Policía.
Se recomienda a los residentes que se aseguren de cumplir con la ley. si hay un problema continuo, solicitaremos a la policía que preste más atención a la urbanización para hacer cumplir la ley.
1. DOCUMENTACIÓN: Todo perro debe estar documentado (pasaporte para mascotas), antes de cumplir los 3 meses de edad. El perro debe estar microchipado e inscrito en el Registro de Animales de Compañía. Cuando un perro se pierde o muere, esto también debe comunicarse.
2. TARJETA SANITARIA: Otra obligación es que todo perro debe poseer una tarjeta sanitaria oficial, donde se deben registrar todas las vacunas.
3. RESPONSABILIDAD CIVIL: Debe consultar la legislación local de su ciudad porque cada región (comunidad autónoma) tiene la autoridad para exigir un seguro específico; por ejemplo, ciudades como Madrid o el País Vasco exigen una póliza canina para cada tipo de perro, pero en otras ciudades esto solo es obligatorio en caso de perro potencialmente peligroso (PPP): el animal debe estar asegurado con una cobertura alta (180.000 euros) y se debe mencionar el número de chip.
4. LICENCIA ADMINISTRATIVA: en caso de perros potencialmente peligrosos, deberán obtener una licencia administrativa y estar inscritos en el Registro de Animales Potencialmente Peligrosos.
5. LIMPIEZA: Al pasear al perro en espacios públicos, el propietario deberá limpiar todas las heces del perro y rociar agua sobre su orina.
6. CON CORREA: Los perros deben caminar con correa; el propietario debe tener el control de sus movimientos. Los perros potencialmente peligrosos están obligados a llevar siempre bozal en los espacios públicos. Para este tipo de perros, la correa del perro no puede tener una longitud máxima de 2 metros.
7. PARQUES INFANTILES: Nunca se permiten perros en los parques infantiles u otras áreas infantiles. Los perros no pueden bañarse en fuentes públicas, ni beber agua directamente de los grifos de los espacios públicos.
8. OBLIGACIONES DEL PROPIETARIO EN RELACIÓN CON EL PERRO: El perro necesita un espacio seguro y resguardado para vivir y dormir. El perro necesita recibir la correcta higiene y atención médica cuando sea necesario. El dueño también debe asegurarse de que el perro reciba todas las vacunas necesarias a tiempo para prevenir enfermedades. Además, tienes que saber que la nueva ley de animales ha incluido un curso para todos aquellos que quieran tener un perro.
9. PROHIBIDO: la permanencia constante en un automóvil, en una terraza, balcón u otros espacios limitados. Dejar a cualquier mascota sola durante 3 días seguidos no está permitido por ley y en el caso de los perros no puede exceder las 24 horas.

For the last few weeks I have received complaints regarding dogs on the urbanisation. Complaints about barking at night, complaints about them running free and frightening people and also complaints about dog waste left in the street. This is not a matter for the management committee but all these matters are in the juridiction of the Police.
It is recoomended that residents take care that they comply with the law. if there is a continued problem we will petition the Police to give the urbanization more attention to enforce the law.
1. DOCUMENTATION: Every dog needs to be documented (pet passport), before reaching the age of 3 months. The dog must be microchipped and registered in the “ Registro de Animales de Compañía”. When a dog gets lost or dies, this must be communicated as well.
2. HEALTH CARD: Another obligation is that every dog needs to own an official health card, where all vaccinations must be registered.
3. CIVIL LIABILITY: You should check the local law in your city because every region (comunidad autónoma) has the authority to demand an specific insurance; for example, cities like Madrid or Basque Country demand a dog policy for every type of dogs, but in other cities this is only mandatory in case of potentially dangerous dog (PPP): the animal must be insured with a high coverage (180.000 euro) and the chip number must be mentioned.
4. ADMINISTRATIVE LICENSE: in case of potentially dangerous dogs, they need to obtain an administrative license and be registered in the Potentially Dangerous Animal Registry.
5. CLEANING: When walking the dog in public spaces, the owner must clean all the feces of the dog and spray water over their urine.
6. ON A LEASH: Dogs need to be walked leashed; the owner must be in control of its movements. Potentially dangerous dogs are obliged to always wear a muzzle in public spaces. For this type of dogs, the dog leash cannot be any longer than a maximum of 2 meters.
7. CHILDREN’S PARKS: Dogs are never allowed in children’s parks or other children’s areas. Dogs cannot take a bath in public fountains, nor drink directly from water taps in public spaces.
8. OBLIGATIONS FOR THE OWNER REGARDING THE DOG: The dog needs a safe and sheltered space to live and sleep. The dog needs to receive the correct hygiene and medical attention when necessary. The owner should also make sure the dog gets all necessary vaccinations on time, to prevent diseases. Also, you have to know that the new animal law has included a course for all those who want to own a dog.
9. PROHIBITED: the constant stay in a car, on a terrace, balcony, or other limited spaces. Leaving any pet on their own for 3 days in a row it's not allowed by law and in the case of dogs, it cannot exceed 24 hours.

Este es un informe de la cuenta de Urbanización para el año 2020. A principios de año teníamos 17.543 € en la cuenta, pero 28 propietarios estaban en mora con su cuenta. El Ayuntamiento ha accedido a adoptar la maquinaria de alcantarillado, pero más de tres meses desde que la alcaldesa dijo que los pagos se harían cargo “en unas semanas” el Ayuntamiento todavía no lo ha hecho. Alentaremos a la alcaldesa a acelerar el proceso ahora que estamos en el año nuevo.

Al final del año teníamos 12.435 € en la cuenta. Pagamos alrededor de € 3000 por honorarios legales para organizar la adopción. Cuatro propietarios de viviendas se enfrentan ahora al cobro de sus gastos de urbanización por parte del Ayuntamiento. Dieciocho propietarios han pagado los cargos pendientes. Seis propietarios han acordado planes para pagar sus deudas. Veintinueve ya han pagado la tarifa de 60 € para todo 2020.

Si aún no lo ha hecho, cancele cualquier orden permanente para el pago anterior y luego realice el pago anual de 60 € antes de que finalice este mes. Si le han dicho que tiene una pequeña deuda pendiente, agréguela al pago. Si tienes dificultades para realizar tu pago por favor infórmame en admin@olivardebuenavista.es. Intentaré ayudar dependiendo de las circunstancias.

Les deseo un feliz y saludable año nuevo

This is a report of the Urbanisation account for the year 2020. At the beginning of the year we had €17.543 in the account, but 28 home owners were in arrears with their account. The Ayuntamiento has agreed to adopt the sewage machinery, but over three months since the Mayoress said that the payments would be taken over “in a few weeks” the Ayuntamiento has still not done so. We will be encouraging the Mayoress to expedite the process now we are in the New Year.

At the end of the year we had €12.435 in the account. We paid around €3000 for legal fees to arrange the adoption. Four home owners are now facing collection of their urbanisation charges by the Ayuntamiento. Eighteen owners have paid their outstanding charges.  Six home owners have agreed schemes to pay their debts. Twenty nine have already paid the €60 fee for the whole of 2020. 

If you have not already done so, please cancel any standing order for the old payment , and then make the annual €60 payment before the end of this month. If you have been told you have a small outstanding debt, please add that to the payment. If you have difficulties in making your payment please inform me at admin@olivardebuenavista.es . I will try to help depending on the circumstances.

May I wish you a Happy and Healthy New Year

La Junta General Anual se celebró el 28 de septiembre. El acta de la reunión estará disponible en breve, pero aquí hay un resumen.

La reunión se retransmitió por Facebook en directo por primera vez. Pedimos disculpas por la calidad. ¡El año que viene lo haremos mejor!

La alcaldesa fue bienvenida a la reunión. Dijo que el Ayuntamiento estaba aceptando la responsabilidad por el sistema de alcantarillado, pero que debido a problemas administrativos pueden pasar algunas semanas antes de que esto finalmente suceda.

Se distribuyó el acta de la última Junta General y se tomó como leído. Fueron aceptados por la reunión.

Las cuentas se aceptaron como correctas. No hubo preguntas.

El presidente, John Cuff, pronunció su discurso de despedida, recordando brevemente el progreso que la Urbanización ha logrado a lo largo de los años y agradeciendo a todos los que ayudaron durante sus años en el cargo.

Se entregó un regalo de agradecimiento al presidente que se jubila, al administrador y al intérprete.

Solo hubo cinco nominaciones para el Comité y, por lo tanto, todas fueron elegidas sin oposición. Ellos son: Víctor Calland, Robert Bennett, Fernando Córdoba Córdoba, Esmeralda Gomex Fernández y Hakim El Anabi. Mike y Louise Norville han acordado actuar como cajeros para verificar periódicamente la veracidad de la cuenta.

The Annual General Meeting was held on September 28. The minutes of the meeting will be available shortly, but here is a summary.

The meeting was broadcast on Facebook live for the first time. We apologize for the quality. We will do better next year!

The mayor was welcomed to the meeting. She said that the City Council was accepting responsibility for the sewage system, but that due to administrative problems it may take a few weeks before this finally happens.

The minutes of the last General Meeting were distributed and taken as read. They were accepted by the meeting.

The accounts are accepted as correct. There were no questions.

President John Cuff delivered his farewell address, briefly recalling the progress the Urbanization has made over the years and thanking all who helped during his years in office.

A thank you gift was presented to the retiring president, administrator, and interpreter.

There were only five nominations for the Committee and therefore all were elected unopposed. They are: Víctor Calland, Robert Bennett, Fernando Córdoba Córdoba, Esmeralda Gomex Fernández and Hakim El Anabi. Mike and Louise Norville have agreed to act as tellers to periodically verify the veracity of the account.

Me complace deciros que la mañana ayer asistí a una reunión  en el Ayuntamiento para firmar la declaración y el contrato que confirman el acuerdo contractual y la enmienda de nuestra Documentación Jurídica de Entidades Jurídicas en la que el Ayuntamiento acepta plenamente la responsabilidad de la gestión y mantenimiento de la estación de aguas residuales y todos sus costes de funcionamiento.

El acuerdo ha sido firmado por la Alcaldesa, la Secretaria del Ayuntamiento y por mí como Presidente de la Entidad Urbanística de Conservación Olivar de Buenavista.

Con el acuerdo, nuestras responsabilidades cesarán una vez que el documento firmado se haya registrado en el Registro de Entidades de la Junta de Andalucía, que normalmente lleva 20/30 días. Se trata de un mecanismo formal del acuerdo que no puede ser modificado por el Ayuntamiento ni por nosotros mismos.

Tras la firma, he acordado que este año la Asamblea General tendrá lugar el lunes 28 de Septiembre en el Restaurante Tu Punto de encuentra Asador (por confirmar). El 1de Octubre parece la fecha ideal para que todos los futuros costes de la depuradora de aguas residuales sean por cuenta del Ayuntamiento, ya que esta fecha coincide con la fecha de  nuestro contratista natural delmantenimiento de la depuradora de aguas residuales.

También puede ser la base de presupuestación para el resto de 2020/21

La Alcaldesa subrayó que no se podía poner fin a la Entidad y tenemos que seguir cumpliendo nuestra obligación contractual con la zona verde. También me recordó que el Ayuntamiento era miembro de nuestra Entidad y que debemos seguir con la obligación de llevar las cuentas oficiales requeridas y la de los miembros debidamente registradas. El Ayuntamiento seguirá siendo responsable de la recaudación de deudas mientras sigamos el procedimiento acordado y sometamos oficialmente la lista de deudores después de cada Asamblea.

Doy las gracias a Ágata Gonzalez Martin, Alcaldesa de Alcaucin y al Administrador Alberto Almendros González, que con sus esfuerzos y cooperación han hecho que esto suceda.

John H Cuff

Presidente 

I’m pleased to advise that I attended a meeting yesterday morning at the Town Hall to sign the declaration and contract that confirms the contractual  agreement to amendment to our legal Entity Documentation that the Town Hall accepts full responsibility for the Management and Maintenance of the Sewage Station and all its running costs.

The agreement was signed by the Mayor, the Town Hall Legal Secretary and myself. 

The agreement and our responsibilities will cease once the signed agreement has been recorded with the Junta de Andalucia which normally takes 20/30 days. This is a formal facility of the agreement which cannot be changed by the Town Hall or ourselves.   

Following the signing I have agreed that this years AGM will take place on Monday 28th September. At “Tu punto de encuentro asador” (to be confirmed ).  The 1st of October looks like the ideal date for all future costs on the Sewage Station to be picked up by the Town Hall as this corresponds with our natural contractual break with the sewage maintenance contractor. 

It can also be the basis of budgeting for the rest of 2020/21

The Mayor emphasised that the Entity can not be terminated and we have to continue to honour our contractual obligation to the Green area. She also reminded me that the Town Hall were members of our Entity and that we must continue to follow the constitution of keeping formal accounts and the required members of officials and records.  The Town Hall will continue to have the responsibility for collection of Debts as long as we follow the agreed procedure and formally submit the Schedule of Debtors after each AGM.

I give my thanks to “Agata González Martín”  Mayor of Alcaucin and our Administrator “Alberto Almendros González”  whose efforts and cooperation have made this happen.

John H Cuff. President. 

Following a recent traffic accident on the urbanisation, fortunately without injury, but with a lot of damage the Committee appealed to the Mayoress to fit the speed control system we have requested for so long.. The installation had been delayed because the contractors were unable to work because of the pandemic. As soon as they returned to work the work was completed. We would like to thank the Mayoress for her response.

Tras un reciente accidente de tráfico en la urbanización, afortunadamente sin lesiones, pero con muchos daños, el Comité hizo un llamamiento a la Alcaldesa para que se adaptara al sistema de control de velocidad que habíamos solicitado durante tanto tiempo. La instalación se retrasó porque los contratistas no pudieron trabajar debido a la pandemia. Tan pronto como volvieron al trabajo, el trabajo se completó. Nos gustaría agradecer a la alcaldesa por su respuesta.

 Este es un mensaje largo, pero es importante, así que léalo. 

En la última reunión general, la Alcaldesa anunció que el Ayuntamiento se haría cargo de la estación de alcantarillado, dejando a la Entidad con una sola responsabilidad legal, para mantener el área al lado del río.

Aunque el Estatuto de la Entidad tiene la disposición para que la Entidad sea terminada, la alcaldesa ha dicho que el Ayuntamiento no aprobaría esto. Hay varios otros problemas. Aproximadamente un tercio de los propietarios de viviendas tienen deudas con la Entidad y éstas tendrían que ser cobradas o descartadas. No creo que dos tercios de los propietarios de casas quieran que se olviden las deudas de los demás. La entidad ha tenido que mantener una reserva en la cuenta para reparar la estación de alcantarillado si hubieran problemas. Esta reserva tendría que distribuirse entre los propietarios de la casa, pero no es suficiente para cubrir muchas de las deudas individuales, y el estatuto original requiere que el dinero se reembolse de acuerdo con el tamaño de la tierra que posee la gente, y no de acuerdo con el "una casa, un cargo " que siempre se ha hecho. Mientras que la última reunión general confirmó la “una casa, un cargo” un intento de disolver la Entidad podría estar abierto a un costoso desafío legal.

En resumen, entonces, es mejor que la Entidad continúe. Sin embargo, es hora de hacer cambios, y me gustaría pedirle su opinión. Por el momento, solo los propietarios de viviendas tienen derecho a decidir qué sucede en la Urbanización. Sin embargo, hay algunas casas que se alquilan por muchos años a los mismos inquilinos. Algunas casas son propiedad de bancos que no tienen interés en la urbanización. El Estatuto de la Entidad permite la formación de un subcomité y no especifica el número o tipo de miembro. Propondría que la Entidad de propietarios de viviendas forme un subcomité abierto a todos los residentes, incluidos los inquilinos a largo plazo. La Entidad sería responsable del mantenimiento del área verde y decidiría un presupuesto para ser utilizado por el subcomité de la Asociación de Residentes en una Junta General de cada año. El Comité de Residentes podría usar ese dinero para mantener los buzones, los desfibriladores y entre otras cosas, proporcionar contenedores verdes para los desechos del jardín y financiar algunos eventos sociales u otros servicios para la comunidad.

La tarifa de urbanización solo debería ser de aproximadamente 30-40 € por año, y si se paga una vez al año, sería muy fácil mantener la cuenta. Estoy seguro de que no necesitamos un administrador a tiempo completo, pero el Estatuto requiere que tengamos un presidente, un secretario y un tesorero, así como otros dos miembros del comité. Si tenemos un Tesorero que no es un profesional y que vive en la Urbanización, entonces deberíamos tener otros tres propietarios que también auditarian la cuenta. Creo que es razonable que el Tesorero sea remunerado por su trabajo. Si desea ser voluntario o puede recomendar a alguien, hágamelo saber.

Habrá una reserva de dinero en la cuenta bancaria y los esfuerzos para cobrar las deudas continuarán, por lo que la tarifa de urbanización se reducirá más en los próximos años, pero si se detiene por completo, será muy difícil reiniciar. Los inquilinos pagarían 12 € por año para tener derecho a participar en la Asociación de Residentes.

La próxima reunión general de la Entidad será en marzo y debemos haber acordado la mejor manera de avanzar antes de eso. Es por eso que necesitamos sus opiniones y puntas de vista en esta etapa temprana de planificación. Envíelos en español o inglés como una carta en el buzón 16 "La tierra de Oz" o por correo electrónico victor.calland@gmail.com

This is a long message, but it is important, so please read it. 

At the last general meeting the Mayoress announced that the Ayuntamiento would take over responsibility for the sewage station, leaving the Entity with only one legal responsibility, to maintain the area beside the river. 

Although the Statute of the Entity has the provision for the Entity to be ended, the mayoress has said that the Ayuntamiento would not approve this. There are various other problems. Approximately a third of house owners have debts to the Entity and these would either have to be collected or discarded. I do not believe two thirds of the house owners want the debts of the others to be forgotten. The Entity has had to keep a reserve in the account to repair the sewage station if there were problems. This reserve would need to be distributed back to the house owners, but it is not sufficient to meet many of the individual debts, and the original statute requires the money is repaid according to the size of the land people own – and not according the “one home – one charge” that has always been made. Whilst the last general meeting confirmed the one house, one charge principle an attempt to dissolve the Entity could be open to an expensive legal challenge.

In summary then, it is better that the Entity continues. It is time to make changes though, and I would like to ask for your opinions. At the moment only home-owners have a right to decide what happens on the Urbanisation. However there are some homes that are rented for many years to the same tenants. Some homes are owned by banks who have no interest in the Urbanisation. The Statute of the Entity allows for the formation of a sub-committee, and does not specify the number or type of member. I would propose that the Entity of home owners forms a sub-committee open to all residents – including long time tenants. The Entity would be responsible for the maintenance of the green area, and would decide a budget to be used by the Residents Association sub-committee at a General Meeting each year. The Resident’s Committee could then use that money to maintain the mail boxes, the defibrillators, and other similar things, provide green containers for garden waste, and fund some social events or provide other services for the community. At the present time these are not official duties of the Entity.

The Urbanisation fee would only need to be about €30-40 per year, and if paid once a year would make keeping the account very easy. I am sure we do not need a full time administrator, but the Statute requires that we have a president, a secretary and a treasurer as well as two other committee members. If we have a Treasurer who is not a professional, and who lives on the Urbanisation then we should have three other home-owners who will audit the account as well. I believe it is reasonable that the Treasurer should be reimbursed for their work. If you wish to volunteer or can recommend someone please let me know. 

There will remain a reserve of money in the bank account and efforts to collect debts will continue, so the urbanization fee may be reduced more in years to come, but if it is stopped entirely it will be very difficult to restart. Tenants (who at the moment have no vote) could pay €12 per year to have the right to participate in the Residents Association.

The next general meeting of the Entity will be in March and we need to have agreed the best way forwards before then. This is why we need your thoughts at this early stage of planning. Please send them in Spanish or English as a letter in mail box 16 “La Tierra de Oz” or by email victor.calland@gmail.com

La reunión general anual del jueves se celebró en Mis Tapitas porque el lugar original había sido robado. No era un lugar ideal debido al ruido. Nuestra alcaldesa anunció que el Ayuntamiento asumirá la responsabilidad de la maquinaria de alcantarillado. Nuestro presidente, John Cuff, anunció su renuncia, pero permanecerá hasta que se firme el acuerdo. Nuestro administrador también anunció su renuncia.

En marzo habrá otra reunión general para discutir los planes futuros para El Olivar de Buenavista.

El comité desarrollará planes para su aprobación en esa reunión.

El Ayuntamiento ha dejado en claro que la Entidad tiene que permanecer y es responsable del mantenimiento continuo del área al lado del río. Esto actualmente cuesta € 2500 por año.

Otros elementos que emprende la Urbanización son la condición de contenadores verdes el primer fin de semana de cada mes, de abril a noviembre. Estos cuestan € 450 por año.

La urbanización también mantiene los buzones, el mapa, la página de Facebook, el sitio web y los desfibriladores de acceso público. Esto es alrededor de otros 400 € por año.

El comité cree firmemente que las cuentas de la urbanización deben ser mantenidas por un agente empleado, independiente y calificado. En años anteriores ha habido acusaciones de irregularidad financiera y esto debe evitarse en el futuro. Actualmente estamos obteniendo cotizaciones por el costo del trabajo, que será mucho menor que antes.

The Annual General Meeting on Thursday was held at Mis Tapitas because the original venue had been robbed. It was not an ideal location due to noise. Our Mayoress announced that the Ayuntamiento will take over the responsibility for the sewage machinery. Our President, John Cuff announced his resignation but will remain until the agreement is signed. Our Administrator also announced his resignation.

In March there will be another General Meeting to discuss the future plans for El Olivar de Buenavista.

The committee will develop plans for approval at that meeting.

The Ayuntamiento has made it clear that the Entity has to remain, and is responsible for the ongoing maintenance of the area beside the river. This currently costs €2500 per year. 

Other items that the Urbanisation undertakes are the provison of green contenadores the first weekend of every month from April to November. These cost €450 per year. 

The urbanisation also maintains the mail boxes, map, Facebook page, website and the public access defibrillators. This is about another €400 per year. 

The committee strongly believes that the accounts of the urbanisation should be kept by an employed, independent and qualified agent. In previous years there have been accusations of financial irregularity and this must be avoided in the future. We are currently obtaining quotations for the cost of the work, which will be much less than before.

Propuestas de presupuesto para 2020 Entidad El Olivar Buenavista

  Necesitamos evaluar nuestros comentarios actuales para establecer una  propuesta para las tarifas de Entidad de Urbanización en curso.  En los  últimos años, hemos acumulado una reserva considerable en el banco que  se comprometerá a crear un parque y una zona verde junto al río.

   Como se aconsejó anteriormente debido a una subvención europea con la  plantación de más de 100 árboles, no se requirió la mayoría de esta  reserva, y se acordó que financiaríamos la cerca para el nuevo área de  juegos, tendremos un receso de 6 meses en la tarifa de la entidad y  reduciríamos  honorarios de € 16pm a € 8pm.

  A medida que  avanzamos y consideramos extender el mandato de la Entidad, necesitamos  evaluar el impacto financiero y establecer una tarifa realista para  permitir que la Entidad cubra todos los costos y cualquier emergencia  inesperada.

  Al 31 de septiembre, las cuentas muestran que la  reserva de efectivo en el Banco es de € 17875.25, aunque se redujo  considerablemente con respecto al año pasado, pero aún representa una  reserva razonable para cubrir cualquier gasto inesperado y, por lo  tanto, mis cálculos no reflejan ninguna contingencia.  También existe la  gran factura única de aproximadamente € 1650 para la liquidación de la  zona verde que aún debe pagar en 2019, que no he mostrado en el  presupuesto de 2020.

  Hay 91 propiedades en la Urbanización (1 a  84 más (7) A a E pero A B C D no están conectadas a la estación de  alcantarillado y, por lo tanto, disfrutan de una tarifa reducida)

  compromisos: -
  A) Estación de alcantarillado y suministro de energía (a menos que sea adoptado por el Ayuntamiento)
  Eléctrico € 2800pa.  Mantenimiento € 5200pa
😎 Administrador y gestión de honorarios y deudas.
  € 3300pa

 DO).  Mantenimiento y gestión de área verde por río
 € 2500pa

 RE).  Provisión de desechos de jardín.
 € 450pa

  E) sitio web, mantenimiento del desfibrilador, papelería.  Etc.
 € 400pa
  F) No he agregado más para ningún otro gasto que pueda surgir o no de  las actividades de la Asociación de Residentes, ya que esto puede  evaluarse en años futuros.  (2020 tomado de las reservas)

  Compromiso total propuesto: -

  Sin estación de alcantarillado (para incluir todas las casas): -

  Administrador € 3300.00
  Área verde / arbórea.  € 2500,00
  Papeleras de jardín € 450.00
  Sitio web Etc. € 400.00
 ——————-
  Total € 6650.00

  Dividido por 91. =.  € 6.25 por casa.

  Con la estación de alcantarillado añadido.
  6650 + 8000 = € 14650. Dividido por 87 = € 14.00 por casa por mes

  Por lo tanto.  Cada casa (1 a 84 más la casa E F G debe pagar € 14.00pm

  87 x 14.00 X 12 =.  € 14,616.00
  Más 4 x 6.00 x 12 =.  €.  288,00

 Total.  € 14,904.00 Pa.

  Por lo tanto, está claro que los 8 € no son sostenibles, mientras que  todavía tenemos responsabilidades para la estación de alcantarillado y  mostrará un déficit en nuestros ingresos de aproximadamente 8600 €.   Reduciendo nuestra reserva y contingencia a cero en menos de 2 años.

  Por lo tanto, propongo que hagamos las tarifas para 2020

  Casa de 1 a 84 + E. G. F. € 12pm = 87 x € 12 x 12 meses = € 12,528
  Casa un.  B. C. D (no conectado a la estación de alcantarillado).
 € 6pm x 4 x 12 = 228. € 228

 Ingresos totales € 12,756.
  Esto sigue siendo un déficit de aproximadamente € 2000 que se tomará de
  La cuenta de contingencia y revisada cada año con
  Importes futuros calculados bajo la responsabilidad del
  Estación de alcantarillado y fondos de contingencia en el banco.  Adicional
  El énfasis debe iniciarse para cobrar tanto como lo sobresaliente
  Deudas como sea posible, pero saberlo puede llevar tiempo.

  Presupuesto y tarifas de la entidad si el Ayuntamiento acepta aceptar el Mantenimiento pero no la fuente de alimentación.

  Comentario total de la entidad
  € 14650 - € 5800 =.  € 8850

  Por lo tanto: -
  8850 dividido por 87 = € 8.50 por casa
  Con Casa A a D. € 6

  Pero de manera realista, si el Ayuntamiento asume el elemento de  Mantenimiento de la Estación de Alcantarillado, podríamos dejar las  tarifas como están por al menos un año más.

Budget proposals for 2020 El Olivar Buenavista Entity

 We need to evaluate out present comments to Establish a proposal for  the ongoing Urbanization Entity fees.  Over the last couple of years we  had built up a considerable reserve in the bank that was to be committed  to creating a park and green area by the river.

 As previously  advised due to a European grant with the planting of more than 100 trees  the majority of this reserve was not required, with it being agreed we  would fund the fencing to the new playground area, have a 6 months  Entity fee break and reduce the  fees from € 16pm to € 8pm.

 As  we move forward and consider extending the remit of the Entity we need  to assess the financial impact and set a realistic fee to enable the  Entity to cover all costs and any unexpected emergencies.

 As of  31st September the accounts show that the cash reserve in the Bank is €  17875.25 although considerably its reduced from last year but still  represents a reasonable reserve to cover any unexpected Expenditure and  therefore my calculations do not reflect any contingencies.  There’s  also the large one off invoice of approx € 1650 for the clearance of the  green area still to pay in 2019 which I've not shown in 2020 budget.

 There are 91 properties on the Urbanization (1 to 84 plus (7) A to E  but A B C D are not connected to the sewage station and therefore enjoy a  reduced fee)

 commitments: -
 A) Sewage station and power supply (unless adopted by Town Hall)
 Electric € 2800pa.  Maintenance € 5200pa
😎 Administrator and Management of fees and debts
 € 3300pa

     C).  Maintenance and management of Green Area by River
             € 2500pa

     D).  Provision of garden waste skips
             € 450pa

 E) website, defibrillator maintenance, stationery.  Etc.
      € 400pa
 F) I've not added any more for any other expenditure that may or may  not arise from the activities of the Residents Association as this can  be assessed in future years.  (2020 taken from reserves)

 Proposed total commitment: -

 Without Sewage station (to include all casa’s): -

 Administrator  € 3300.00
 Green / Tree Area.  € 2500.00
 Garden Waste Skips  € 450.00
 Website Etc. € 400.00
                                        ——————-
 Total € 6650.00

 Divided by 91. =.  € 6.25 per house.

 With Sewage station added.
 6650 + 8000 = € 14650.  Divided by 87 = € 14.00 per house per month

 Therefore.  Each house (1 to 84 plus house E F G needs to pay € 14.00pm

 87 x 14.00 X 12 =.  € 14,616.00
 Plus 4 x 6.00 x 12 =.  €.  288.00

                       Total.  € 14,904.00 Pa.

 It’s therefore clear that the € 8 is not sustainable whilst we still  have responsibilities for the Sewage station and will show a deficit on  our income of € 8600 approx.  Reducing our reserve and contingency to  Zero in less than 2 years.

 I therefore propose that we make the fees for 2020

 Casa’s 1 to 84 + E. G. F. € 12pm = 87 x € 12 x 12months = € 12,528
 Home ‘A. B. C. D (not connected to sewage Station).
              € 6pm x 4 x 12 = 228. € 228

                                                            Total Income  € 12,756.
 This is still approx € 2000 deficit which will be taken from
 The contingency account and reviewed each year with
 Future amounts calculated on the responsibility of the
 Sewage station and contingency funds in bank.  Added
 Emphasis to be initiated to collect as much as the outstanding
 Debts as possible, but knowing it can take time.

 Entity budget and fees if Town Hall agrees to accept the Maintenance but not the power supply.

 Total comment of Entity
 € 14650 - € 5800 =.  € 8850

 Therefore: -
 8850 divided by 87 = € 8.50 per house
 With Casa A to D. € 6

 But realistically if the Town Hall take on the Maintenance element of  the Sewage Station we could leave the fees as they are for at least a  further year.

At the General meeting the President John Cuff will be retiring. The Statute of the Entity requires five Committee members. These people need to be homeowners and not owing money to the Urbanisation. There are three or four meetings a year and the rest of the work is done by email or telephone. We need people who want to take an interest in the Urbanisation and will participate in it's maintenance and improvement. Please consider if you would like to help your neighbours and the locality.

En la reunión general, el presidente John Cuff se retirará. El Estatuto de la Entidad requiere cinco miembros del Comité. Estas personas deben ser propietarios de viviendas y no deben dinero a la Urbanización. Hay tres o cuatro reuniones al año y el resto del trabajo se realiza por correo electrónico o por teléfono. Necesitamos personas que quieran interesarse en la Urbanización y que participen en su mantenimiento y mejora. Considere si desea ayudar a sus vecinos y a la localidad.

Por medio de la presente se le cita a usted para que asista a la ASAMBLEA

GENERAL ORDINARIA de la Entidad Urbanística de Conservación “El Olivar de

Buenavista”, que se celebrara el próximo día 21 de Noviembre de 2019 a las 20,00

horas en primera convocatoria y a las 20.30 horas en segunda, en el

RESTAURANTE “TU PUNTO DE ENCUENTRO – ASADOR” (Puente

Don Manuel), para tratar de los asuntos que contiene el siguiente

ORDEN DEL DÍA

1o).- Informe del Sr. Presidente

2o).- Presentación y aprobación de las cuentas de la Entidad durante el periodo

Enero/2018 a Septiembre/2019.

3o).- Debate y aprobación del Presupuesto de gastos para el ejercicio 2020.

4o).- Aprobación de la liquidación de deudas de aquellos propietarios con cuotas de

conservación y mantenimiento pendientes de pago a fecha 30 de septiembre de

2019.

5o).- Elección de nueva Junta Directiva.

6o).- Ruegos y preguntas.

Puente Don Manuel a 6 de noviembre de 2019

CALLING NOTICE FOR ORDINARY GENERAL MEETING 

This is notification for you to attend the ORDINARY GENERAL MEETING of the 

Urban Conservation Entity "El Olivar de Buenavista", to be held on the 21th November 

2019 at 20.00 hours in the first call, and 20.30 hours in second at the 

RESTURANTE “TU PUNTO DE ENCUENTRO – ASADOR” (Puente Don Manuel), to discuss the matters contained in the following. 

AGENDA 

1o).- President ́s Report.
2o).- Presentation and approval of the accounts during the period from January 2018 to September 2019.
3o) .- Debate and approval of the expenditure budget for the year 2020.
4o).- Approval of the settlement of debts of those owners with fees of conservation and maintenance pending payments as of September 30, 2019.
5o) .- Election of new Board of Directors.
6o) .- Any other business. 

Puente Don Manuel 6th November 2019